Rachunki, różnego rodzaju umowy, z których wynikają dla firmy płatności muszą być zaksięgowane, dzięki czemu organ kontrolujący ma łatwy wgląd w to, co dzieje się w firmie, jakie ma przygody, a jakie rozchody. Wbrew pozorom, bo wiele osób prowadzących działalność narzeka na konieczność księgowanie rachunków, takie księgowanie powoduje, że w papierach panuje ład i porządek. Zresztą wiele osób w późniejszym okresie docenia również fakt wrzucania informacji do KPiR w sposób systematyczny. Rachunek to rodzaj faktury, mówiąc w uproszczeniu, który jest przeznaczony dla osób, które są zwolnione z płacenia podatku VAT (niezależnie, czy jest to zwolnienie przedmiotowe i podmiotowe).
Oczywiście, osoby, które zaczynają prowadzić działalność szukają gotowych wzorów dokumentów, które są zobowiązane wypełniać w sposób systematyczny – wielu przedsiębiorców zleca rozliczanie firmy biurom księgowym, ale trudno biegać do takiego biura z każdą fakturą czy rachunkiem. Na szczęście to jak powinien wyglądać rachunek, bo jest to jakby nie było druk formalny, który musi być prawidłowo wypełniony. Z wystawiania rachunków zwolnieni są rolnicy sprzedający swoje produkty roślinne i zwierzęce. Oczywiście rolnik może wystawić rachunek jako osoba fizyczna, gdy jest on potrzebny nabywcy. Często warzywa i ziemniaki, jaja od rolników kupują firmy prowadzące żywienie – szkoły, przedszkola, stołówki czy restauracje. Warto wówczas skorzystać z wzoru rachunku, by wypełnić go w sposób poprawny.